Họp trực tuyến là gì? Giải pháp họp online hiệu quả cho doanh nghiệp

Hình thức họp trực tuyến không những mang lại nhiều lợi ích to lớn, mà theo thời gian ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hình thức hội này để thay thế cho họp trực tiếp. Đưa đến những đổi mới vượt bậc trong các hình thức cộng tác, làm việc nhóm trong thời đại công nghệ số phát triển - Công nghệ 4.0. 

Vậy họp trực tuyến là gì? Đâu là những lợi ích hình thức hội nghị, họp trực tuyến này mang lại? Có những giải pháp ứng dụng nào được sử dụng để thực hiện hiệu quả họp trực tuyến? Cùng GoStudio tìm hiểu chi tiết qua bài viết hôm nay.

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến (Meeting online, Meeting conference) hay là họp online, cuộc họp ảo được tổ chức thông qua nền tảng website hoặc các ứng dụng trên máy tính và các thiết bị thông minh: điện thoại, máy tính bảng,... Đây là hình thức đang dần trở nên phổ biến trong các tổ chức lớn và nhỏ khi họ đang tìm cách kết nối với các thành viên ở khoảng cách xa về mặt địa lý; và đáp ứng chỉ thị giãn cách xã hội trong thời buổi dịch bệnh như hiện nay.

Hiểu biết sâu, chi tiết hơn về họp trực tuyến có thể hỗ trợ bạn và nhóm cộng tác của mình tổ chức các buổi meeting online được thành công hơn và hiệu quả hơn.

Giải pháp họp online hiệu quả cho doanh nghiệp

Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet.

Đây được xem là giải pháp tốn nhiều chi phí bởi người tổ chức cần phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Mỗi một điểm muốn họp bao nhiêu điểm thì lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm đó. Với sự đầu tư như vậy thì họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả vô cùng cao.

Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.

Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Họp trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị được tổ chức thông qua hệ thống cuộc họp âm thanh bằng điện thoại hội nghị. Người tham gia bắt đầu và thực hiện cuộc gọi Hội nghị trực tuyến, cho phép nhiều người nghe gọi và nói chuyện trên cùng một cuộc gọi. Họp trực tuyến qua điện thoại có loa và micro đa hướng để đảm bảo bắt trọn thông tin trong phòng họp ngay cả với số lượng lớn người tham gia trong một phòng. Bên cạnh đó, âm lượng và độ nhạy của micro có thể được điều chỉnh dễ dàng.

Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại).

Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau.

Họp trực tuyến thông qua nền tảng website hay phần mềm

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Zoom,... tuy nhiên có chức năng rất hạn chế ở những phiên bản miễn phí, hãy nâng cấp để có các chức năng hỗ trợ tốt hơn: Trình chiếu mượn mà, tăng số lượng người tham gia và thời lượng họp,...

Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp.

Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như giới hạn các số lượng người tham gia, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền internet,..

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp khi tổ chức họp online

Tại sao hình thức họp trực tuyến lại trở nên phổ biến, đó là nhờ vào những lợi ích mà hình thức này mang lại. Dưới đây là 4 lợi ích được nhiều doanh nghiệp tổ chức ghi nhận:

Tiết kiệm thời gian

Không bị ràng buộc về mặt thời gian và địa điểm tổ chức như các cuộc họp trực tiếp. Với việc họp trực tuyến người tổ chức có thể tổ chức bất kỳ lúc nào và người tham gia ở bất kỳ địa điểm nào cũng có thể tham gia. Tuy nhiên việc này cũng cần phải có kế hoạch, lên lịch cụ thể.

Và điều cần thiết khi tổ chức họp trực tuyến là kết nối Internet phải đủ mạnh để đảm bảo được chất lượng hình ảnh và âm thanh được rõ ràng, chính xác.

Người tham gia cuộc họp sẽ không phải tốn thời gian di chuyển, chỉ cần ngồi tại nhà hoặc bất kỳ nơi nào có Internet và thiết bị như laptop, máy tính. Như vậy bạn đã tiết kiệm đường thời gian và dành thời gian đó hoàn thành những công việc khác, nâng cao hiệu quả công việc.

Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng muốn sử dụng quỹ tài chính của mình một cách hiệu quả. Tổ chức các buổi họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí tối đa vì doanh nghiệp không cần phải trả chi phí, văn phòng họp, chi phí đi lại và ăn ở cho người tham dự cuộc họp như cuộc họp trực tuyến.

Nâng cao hiệu quả công việc

Nhưng họp trực tuyến có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn, dễ suy nghĩ ra ý tưởng hơn và việc hợp tác với những người khác đạt hiệu quả cao. Cùng với sự phát triển của hình thức họp trực tuyến, tất cả các công cụ phần mềm hỗ trợ luôn có sẵn: tính năng ghi chú thích, chia sẻ màn hình, thậm chí cả văn phòng, sân khấu 3D,...

Dễ dàng truy cập

Với những cuộc họp trực tiếp không dễ dàng cho các bên liên quan gặp nhau tại một địa điểm cụ thể, đặc biệt là ở các quốc gia khác nhau hoặc ở những khoảng cách địa lý xa, gặp các vấn đề đi lại, giao thông,… sẽ khó có thể tham gia. Trong tình huống này, các cuộc họp trực tuyến dễ tiếp cận hơn bất kỳ phương tiện nào khác.

Những lưu ý để có được một buổi họp trực tuyến thành công

Chuẩn bị đường truyền internet ổn định

Chắc chắn rằng việc giao tiếp trực tiếp sẽ “thực”, liên tục không ngắt quãng so với cuộc họp online. Bởi cuộc họp online bạn phải phụ thuộc vào Internet nếu mạng không ổn định thì cuộc họp sẽ diễn ra không được mượt mà. Chính vì thế hãy chắc chắn bạn đang sở hữu một đường truyền Internet tốt, ổn định. Nếu có thể hãy chuẩn bị 4G bật lên khi cần thiết bạn nhé.

Lựa chọn không gian họp trực tuyến

Hãy “dọn dẹp” không gian của bạn vừa tôn trọng người tham gia cuộc họp vừa thể hiện được bạn là một người chuyên nghiệp. Không gian họp sạch sẽ, nghiêm túc cũng góp phần tạo sự hứng khởi cho cuộc họp thành công, chất lượng.

Ngoài ra nếu bạn sử dụng những ứng dụng tổ chức họp trực tuyến bạn sẽ có background là một sân khấu 3D như cuộc họp thật. Để sở hữu sân khấu 3D cùng tìm hiểu những phần tiếp theo nhé.

Kiểm tra micro, webcam, loa trước cuộc họp

Luôn kiểm tra webcam, micro, loa để có chất lượng âm thanh, hình ảnh mượt mà nhất trong cuộc họp. Nếu trong quá trình kiểm tra trước khi họp bạn có thể tự điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo webcam luôn hiển thị hình ảnh rõ ràng đầy đủ ánh sáng.

Bật mic khi thực sự cần thiết

Khi thực hiện họp trực tuyến thường sẽ xảy ra trường hợp có người nói nhưng không có người nghe hoặc tình trạng tạp âm. Chính vì vậy nếu bạn là người nói hãy thông báo với mọi người để họ có thể tắt mic, hoặc nếu bạn là người nghe hãy chú ý đến micro của mình bạn nhé. Thực hiện được điều này, chắc chắn sẽ mang lại một không gian họp tập trung, chuyên nghiệp.

Record( Ghi âm) cuộc họp trực tuyến

Khi bạn sử dụng các phần mềm họp trực tuyến sẽ có chức năng record để ghi lại tất cả những điều trong cuộc họp. Trường hợp bạn thảo luận và không nhớ các ý nếu không record bạn sẽ bị “trôi” thông tin, và bản record sẽ là dữ liệu quan trọng. Hoặc những thành viên liên quan không tham dự được thì vẫn có thể nắm được thông tin nội dung của cuộc họp.

Họp trực tuyến dần trở nên phổ biến với nhiều ưu điểm nổi bật trong thời đại công nghệ hiện nay. Việc họp hành giờ đây không còn bị giới hạn về thời gian không gian tham dự. Hy vọng những điều mà GoStudio chia sẻ giúp bạn tổ chức được một cuộc họp trực tuyến, thành công, suôn sẻ.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp phát livestream đơn giản, hiệu quả và chuyên nghiệp? Hãy để GoStream trở thành cánh tay phải đắc lực của bạn! Được thiết kế để dễ dàng sử dụng, GoStream cung cấp khả năng phát trực tiếp từ video có sẵn, hỗ trợ đa nền tảng như Facebook, YouTube, Shoppe và hơn 30 nền tảng xã hội khác. Livestream bất cứ khi nào và bất cứ đâu với đặt lịch theo kế hoạch hoặc phát đồng thời trên nhiều nền tảng mạng xã hội cùng một lúc, giúp tiếp cận nhiều khách hàng và tăng hiệu quả doanh số cho bạn. Nhấn vào GoStream - Trang chủ để có thể trải nghiệm ngay nào!